Ако се нуждаете от офисни програми, но не искате да плащате за тях, можете да използвате безплатните онлайн версии на пакета на Microsoft, които работят директно в уеб браузъра. Тези онлайн приложения предлагат основните функции на платените програми, като включват както текстообработка, създаване на електронни таблици, презентации, инфографики, анкети, така и много други възможности, сред които редактиране на видео, създаване на графични дизайни като плакати, картички, постери, лога и други.

В тази статия ще ви разкажем как да започнете да използвате безплатните онлайн версии на офисните програми на Microsoft , както и какво можете и какво не можете да правите с тях, в сравнение с платените им аналози.

Първи стъпки

За да започнете работа с онлайн програмите на Microsoft Office, първата стъпка е да посетите портала www.office.com. Там можете да влезете във вашия Microsoft акаунт или да създадете нов.

След като влезете в системата, получавате достъп до множество програми, сред които Word, Excel, PowerPoint, ChipChamp, Designer, Outlook, OneDrive, Teams, OneNote, To do, както и Family Safety, Calendar, Skype и много други. Те са достъпни чрез лентата вляво и менюто Apps (Приложения). Основните програми са напълно безплатни за използване, но има и допълнителни приложения, като например Forms и Loop, които изискват платен абонамент за Microsoft 365.

Работа с файлове

След като влезете в системата на www.office.com, ви се предоставя работно табло, което ви дава достъп до всички ваши файлове. Можете да кликнете върху файл, за да го отворите, или да създадете нов, използвайки иконите в горната част на екрана.

Можете също да изберете приложение от панела в ляво и да видите последните файлове, които сте създали с него. Налични са и набор от шаблони, които можете да използвате, за да започнете работа по-бързо. Те включват планове за личен и семеен бюджет в Excel, автобиографии в Word, мотивационни писма в PowerPoint и много други.

Ако имате документ, електронна таблица или презентация на компютъра и искате да работите с нея онлайн, можете да я качите чрез менюто “My content” и бутона “Upload”. Всеки нов файл, който отворите или създадете, се визуализира в собствен раздел. Това означава, че при необходимост можете да работите в няколко раздела на Word, Excel и PowerPoint едновременно. Това ви предоставя гъвкавостта да превключвате между различни задачи без да губите работата си.

Редактиране на файлове

Ако сте използвали десктоп версиите на Microsoft Office (или на Microsoft 365), уеб интерфейсът на онлайн версиите ще ви бъде удобен. Лентата с менюто се намира в горната част на прозореца и ви позволява да форматирате наличните елементи и да добавяте нови, когато е необходимо. Разбира се, наличните функции се различават в зависимост от това кое приложение използвате.

В горния десен ъгъл на екрана са разположени опции за добавяне на коментари, споделяне на файла с други хора (това, че е винаги онлайн, прави съвместната работа много лесна) и превключване между различните режими на работа (редактиране, коментиране или преглед). Имате и възможност от същото меню да отворите файла в еквивалентната програма за настолни компютри, ако имате инсталирана такава.

Всички ключови функции са лесни за възприемане, независимо дали сте напълно начинаещ или вече сте свикнали с настолните приложения. Ако се затрудните, в горната част на екрана има голямо поле за търсене, което можете да използвате, за да потърсите определена функция.

Записване на файлове

Офис файловете, записани локално на вашия компютър, не могат да бъдат заредени директно в безплатния онлайн офис. Можете да получите достъп само до файлове, съхранявани в облачното хранилище OneDrive. Всеки потребител, който има акаунт в Microsoft, автоматично получава 5 GB безплатно пространство за съхранение там.

За да направите това, отворете менюто с наличните приложения чрез иконата с девет точки, намираща се най-горе в ляво. Щракнете върху "OneDrive" и ще се отвори прозорец с наличните файлове и папки. Кликнете върху "Качване" в горната част и след това върху "Файлове" или "Папки". В прозорец изберете директорията с локалните файлове или папки, които трябва да бъдат редактирани, изберете желаното съдържание и щракнете върху "Open", за да го запазите в OneDrive.

Записването на редактирани документи също работи по малко по-различен начин, отколкото при настолно приложение. Всички нови документи се запазват автоматично в OneDrive - не е необходимо да правите нищо и можете просто да затворите прозореца на браузъра с отворения файл.

Можете да запишете документа и директно на диска на компютъра си. За да направите това, щракнете върху Файл - Запази като - Изтегляне на копие. След това файлът ще бъде запазен в папката за изтегляне. Програмите от Office пакета дори предлагат незабавно конвертиране на файловете чрез "Изтегляне като PDF" и "Изтегляне като ODT" (Word), "Изтегляне като ODS" (Excel) или "Изтегляне като ODP" (PowerPoint). PowerPoint предлага и командата "Изтегляне като изображения", която можете да използвате, за да конвертирате слайдовете на дадена презентация в отделни JPEG файлове.

Какво можете и какво не можете да правите

Вече обърнахме внимание, че онлайн приложенията на Microsoft Office са съкратени версии на десктоп аналозите им, въпреки че доста потребители може и да не забележат разликите, в зависимост от това колко високи са изискванията им. Налични са основните функции за отваряне и редактиране и всичко се синхронизира автоматично с OneDrive акаунта.

Когато използвате Microsoft Word в уеб обаче, нямате достъп до някои функции за оформление, като например опцията за показване на гридове или за създаване на колони в документа. Не можете да добавяте водни знаци, теми или цветове на страниците и не можете да пускате диаграми, библиография или цитати. Деактивирани са и някои други функции от платената програма.

Що се отнася до онлайн версията на Microsoft Excel, разликите с десктоп приложението не са толкова лесни за забелязване веднага. Те се проявяват едва когато се задълбочите и получите достъп до по-усъвършенстваните инструменти. Уеб приложението например не предлага толкова много видове диаграми или толкова много опции за импортиране на данни и не можете да давате имена на избрани диапазони - все функции, от които ще се нуждаят само напредналите потребители.

Подобно на Excel, уеб приложението на Microsoft PowerPoint изглежда много подобно на настолната версия, докато не се опитате да излезете извън рамките на базисното ниво на работа. Онлайн инструментът разполага с по-малко анимации и преходи за избор, не може да импортира аудио или диаграми и ограничава начина на възпроизвеждане на слайдшоу.

С други думи, когато говорим за безплатните офисни програми на Microsoft в уеб, много от основните функции са налице. Но опитните потребители вероятно ще предпочетат настолното приложение и неговите пълноценни възможности. Това обаче не означава, че онлайн версиите не са полезни. Те предлагат достатъчно функционалност за базови задачи и са идеални за съвместна работа в реално време.