Как да сканираме и подписваме документи през смартфона си

Ако спешно трябва да сканирате разписка, да попълните формуляр или да подпишете разрешение, но сте далеч от офис техника, не се притеснявайте - смартфонът ви вече е напълно достатъчен, за да си свършите работа. Безплатните вградени инструменти на iOS и Android позволяват сканиране, редактиране, добавяне бележки и дори подписване на документи директно от мобилното устройство.

С последната актуализация на iOS 26, Apple разшири възможностите на приложението Preview за работа с PDF файлове. Google също предлага подобни функционалности за Android, които са разпределени между различни приложения - Drive, Files, Docs и други. В следващите редове ще разгледаме актуалните възможности, които платформите предлагат.

iOS

Apple наскоро пусна приложението Preview за iOS и iPadOS, което потребителите на Mac могат да разпознаят веднага, тъй като е същият стандартен инструмент за изображения и PDF файлове, пренесен на мобилни устройства. И макар че интерфейсът е адаптиран за тъчскрийн, функционалността остава почти идентична.

При отваряне на Preview потребителите виждат два основни бутона: „Нов документ“ и „Сканиране на документи“. Първият служи предимно за поставяне на изображения от клипборда или за рисуване върху празно платно с вградените инструменти на приложението. Вторият се използва за сканиране на хартиени документи чрез камерата на устройството. Това могат да бъдат страници от вестници и книги, разписки, формуляри и други.

Сканиране на документи

След сканирането им, приложението позволява редактиране на файловете, както и записването им под формата на PDF във „Файлове“ или iCloud Drive. Всичко, което трябва да направите, е да натиснете бутона „Сканиране на документи“ и приложението ще ви преведе през процеса - заснемане с камерата, изрязване, завъртане и запазване като PDF.

Електронно разписване на документи

Едно от най-големите улеснения в ежедневието е възможността да разписвате документи директно през телефона или таблета си. Приложението Preview може да съхранява добавения от вас личен подпис, както и лесно да го прилага към дигитални формуляри. Това спестява усилието да разпечатвате формуляра, да го подписвате и да сканирате документа отново в ситуации, в които електронните подписи са допустими.

Добавяне на бележки

В Preview можете да добавяте бележки към PDF файлове и изображения. Това могат да бъдат ръчно създадени надписи, подписи и други. За целта, докоснете иконата с писалката в лентата с инструменти и докоснете иконата плюс (+), за да видите менюто с опции, включително добавяне на електронен подпис.

Маркиране

За да маркирате пасаж в PDF книга или друг документ, изберете желания текст на екрана и докоснете “Маркиране”. Приложението дава възможност и за избор на цвят на маркировката, както и други инструменти за анотация. За да маркирате, подчертаете или зачеркнете текст в PDF файл, изберете думите, които искате да анотирате, и докоснете “Маркиране” от изскачащото меню.

Попълване на формуляри

Ако имате PDF формуляр с редактируеми текстови полета, можете да го попълните директно през вашето устройство и да го изпратите обратно като отговор на имейл. За целта отворете PDF файла в Preview и натиснете втората икона отляво в лентата с инструменти. Това маркира текстовите полета, които вече можете да попълните, като пишете или използвате функцията „Автоматично попълване“.

За да въведете текст директно в текстовите полета в PDF файл, отворен в приложението Preview на iOS, докоснете иконата „попълни и подпиши“ (оградена с кръг) и след това използвайте клавиатурата, за да въведете информацията си във формуляра.

Търсене на документи

Главният екран на Preview показва файловете, съхранени на вашето устройство или в iCloud. Докоснете иконата „Последни“, „Споделени“ или „Преглед“ в лентата с инструменти, за да разгледате, или докоснете иконата с лупата, за да търсите файл по име. Когато файлът е отворен, докоснете иконата с лупата, за да търсите конкретни думи в документа.

Копиране на текст в снимки

За да копирате текст, изобразен на снимки, докоснете квадратната икона „Live Text“ на екрана, за да го изберете и копирате изцяло. След това поставете думите в документ, за да си спестите преписването.

Заключване на документи

За да защитите с парола файлове, съдържащи чувствителна информация, докоснете стрелката до името на файла в отворен документ и изберете опция от менюто. В резултат на тези нововъведения, процесът на сканиране и подписване на документи чрез смартфон се превръща в интуитивна, сигурна и напълно мобилна алтернатива на традиционната офисна работа, позволявайки ви да реагирате бързо и ефективно, независимо от мястото и обстоятелствата.

Android

Подобно на Apple, Google също предлага сходни решения за работа с документи чрез Drive, Docs и Files, създавайки екосистема, в която сканирането, редактирането и подписването на файлове са достъпни с няколко докосвания на екрана.

Google Docs може да запазва документи в PDF формат, а компанията от години е включила опция за сканиране на печатни документи в софтуера си Google Drive. За целта, отворете приложението Drive, докоснете иконата „Камера“ (или „+“) и снимайте документа, който искате да запазите. По подобен начин приложението „Файлове“ на Google за Android също може да създава и съхранява PDF документи, както и предоставя опции за редактирането им.

Попълване на електронни формуляри

За да добавите информация към PDF формуляри, изпратени по имейл, които имат редактируеми текстови полета, запазете файла в Google Drive и след това го отворете. Натиснете иконата с молив в дясната част на екрана и изберете „Попълване на формуляр“. Когато приключите с редактирането, натиснете „Запази“ (или „Запази като“, за да направите копие). Можете веднага да прикачите попълнения формуляр и да го изпратите с електронната си поща.

Добавяне на бележки

Приложението Google Files включва инструменти за маркиране и добавяне на бележки към PDF документи и изображения. За да ги използвате, отворете PDF файла и натиснете иконата с молив и в долната част на екрана ще се покаже лента с инструменти. Тя съдържа икони за маркиране на текст или записване на бележки върху документа. В Google Drive, можете отново да натиснете иконата с молива и след това Annotation (Бележка), за да се покаже същата лента с инструменти.

Разписване на документи

Можете да използвате опцията за добавяне на бележки, за да разпишете цифровия файл при необходимост. Това се прави много лесно чрез следните стъпки: отворете PDF файла в Google Drive, докоснете иконата с молив, изберете „Добавяне на бележка“ и след това „Подпис“. Можете да нарисувате подписа си с пръст или стилус директно върху екрана, да го позиционирате на желаното място в документа и да запазите промените.

Разбира се, работата с документи е по-удобна на голям екран, но когато ситуацията изисква бърза реакция в движение, смартфонът може да се превърне в мобилен офис. Благодарение на интегрираните инструменти в iOS и Android, сканирането, попълването и подписването на документи вече не изискват скъпа и тежка техника, а са достъпни само с няколко докосвания на смартфона ви.