Обработката на фактури е задача, която е задължителна за всеки бизнес, независимо от неговия размер или сектор. Но какво точно прави автоматизацията на тази процедура толкова ценна и неотложна? В следващите няколко реда ще разгледаме акцентите на този въпрос.

В днешно време съчетаването на технологията и счетоводството е реалност. Модерните счетоводни облачни софтуери предоставят невероятни възможности за автоматизация и оптимизация на процеса на обработка на фактури. Тези софтуерни решения са лесни за използване, достъпни от всякъде и имат редица предимства пред традиционните счетоводни платформи. Един от най-очевидните аргументи в подкрепа на автоматизацията на обработката на фактури е спестяването на време. Почти всички етапи от процеса стават по-бързи и ефективни благодарение на автоматизацията.

За да се оцени колко време в ръчно въвеждане на данни, тяхното валидиране и коригиране на грешки се спестяват, трябва да се обърне внимание на следните аспекти:

Колко фактури може да обработи един служител ръчно?

С автоматизацията, служителите могат да увеличат производителността си значително. Докато ръчната обработка може да ограничи служителите до пет фактури на час, автоматизацията може да увеличи този брой до десетки фактури на час. Това подобрява значително производителността на работниците.

Колко време отнема обработката на фактура?

Обработката на покупни фактури, особено когато става дума за значителен брой документи, често е продължителен процес. Въвеждането и валидирането на данните от фактурите може да изисква седмици работа. Автоматизацията на този процес играе ключова роля в оптимизирането на времето, което е необходимо за обработка. Тя позволява значително повишаване на продуктивността и ефективността, тъй като автоматично извлича и въвежда данните и намалява вероятността от грешки. Това подобрява ефективността и намалява натоварването на служителите.

Колко струва обработката на една фактура?

Колко струва на компанията обработката на всяка фактура? Този процес може да бъде скъп. Освен разходите за труд, съществуват и други скрити разходи. Те включват време, което служителите прекарват в ръчното въвеждане и проверка на данни, както и риска от грешки. Допълнителните разходи за счетоводни и административни ресурси могат да направят обработката на фактурите значително по-скъпа за компанията, отколкото първоначално се очаква. Тези разходи могат да се натрупат до стойности, които имат значителен финансов отпечатък върху бизнеса.

Какви са ползите от автоматизацията на обработката на фактури?

От описаното по-горе става ясно, че автоматизацията на обработката на фактури представлява ключова стъпка към подобрение на ефективността на бизнеса. Ръчната обработка на фактури често забавя процеса и подлага компаниите на риск от грешки и забавяния.

Първо, автоматизацията увеличава оперативната ефективност, като позволява моментална обработка на фактурите без нужда от ръчно въвеждане на данни. Това намалява времето, необходимо за обработка, и бързо ускорява целия процес.
Второ, автоматизацията значително намалява вероятността от човешки грешки, които могат да имат сериозни финансови и репутационни последици за компанията. Софтуерът е по-точен и надежден при обработката на данни, което гарантира точността на финансовите транзакции.

И не на последно място, автоматизацията осигурява значителни спестявания от гледна точка на време и ресурси. Служителите могат да се насочат към по-стратегически задачи и анализ, вместо да отделят време за монотонна и трудоемка ръчна обработка.

Този процес подобрява производителността и работния капацитет на компанията.

С автоматизацията на обработката на фактури, бизнесът не само подобрява оперативната си ефективност и точността, но и има положителен ефект върху работната среда и производителността на служителите. Тя предоставя възможност за оптимизация на операциите и подобрява конкурентоспособността на компанията в днешния бързо развиващ се бизнес свят.

Един от добрите примери за софтуер, който позволява автоматизация на счетоводните процеси е облачното решение Nula.bg, разработено от българския стартъп Cloud Tech. Този софтуер предлага иновативен подход към управлението на финансите, счетоводството, човешките ресурси и данъчните задължения. Nula.bg е подходящ както за собственици на бизнеси, така и за финансово-счетоводни компании, които работят с микро, малки и средни предприятия.

Благодарение на технология за оптично разпознаване на символи (OCR) с използване на изкуствен интелект (AI), проблемът с издаването на фактури е решен, тъй като автоматично се извлича цялата необходима информация от документите, извършват се вътрешни проверки и се създават платежни нареждания. Nula.bg автоматизира процеса на обработка на множество разходни фактури, без необходимост от ръчно въвеждане. Данните от фактурите се разпознават автоматично и точно, след което се осчетоводяват в съответните сметки. Този процес не само намалява риска от грешки, но и ускорява обработката на поръчките и фактурите. Технологията за оптично разпознаване на знаци (OCR) работи на всички езици и извлича информация за артикули, количества, единична цена и елиминира грешки при завеждането на стоките.