Балкам Груп, най-големият производител на кафе у нас, внедри и успешно използва водеща система за управление на бизнеса от клас ERP. Проектът е изключително комплексен и обхваща множество направления в дейността на компанията, включително производство, дистрибуция, вендинг и др. Внедреното решение е Microsoft Dynamics 365 Business Central, а изпълнител на проекта е българската софтуерна компания Тим ВИЖЪН България.

Какво представлява ERP системата

ERP (Enterprise Resource Planning) системите управляват всички аспекти от дейността на една компания, а конкретно Dynamics 365 Business Central е един от водещите такива софтуери в световен мащаб. Отличава се с интуитивен интерфейс, висока степен на скалируемост и приспособимост, както и възможност да расте паралелно с бизнеса. Системата обхваща всички ключови направления от дейността на една компания, включително управление на счетоводството и финансите, производствената дейност, продажбите и доставките до клиенти, покупките, управлението на веригите за доставки, управлението на склада и много други.

Предизвикателства пред внедряването

От екипа на Тим ВИЖЪН България споделиха, че сред основните предизвикателства при внедряването на системата е било обхващането на всички разнообразни направления в дейността на Балкам Груп в единно решение. По този начин след завършването на проекта ERP системата осигурява цялостна картина за състоянието и функционирането на бизнеса на клиента.

Управление на вендинга и интеграция с мобилни устройства

Новата система спомага за цялостното проследяване и отчитане на приходите и разходите, свързани с предоставянето на вендинг автомати и продажбите, реализирани чрез тях. Тя дава възможност за картотекиране и управление на условията по договори за наем на вендинг автомати, ценообразуване и ценови условия, та дори и проследяване на кой обект физически се намира всяка машина.

Всички дейности по обслужване на вендинг автоматите се отчитат чрез реализираната интеграция на системата с мобилни устройства, включително зареждане на артикули, отчитане на продажбите и инвентаризация. Това оптимизира и отчитането на реализираните приходи, а генерираната информация служи не само за нуждите на счетоводството, но и позволява експедитивно да се изчисли и анализира рентабилността на отделните вендинг устройства и продаваните чрез тях артикули.

В добавка реализираната в рамките на проекта интеграция с мобилни устройства автоматизира и улеснява редица рутинни повтарящи се бизнес операции. Тя оптимизира не само процесите, свързани с вендинга, а и обработката на поръчки за продажби, ex-van продажби, управление на договори и рекламни дълготрайни активи и ред други.

Сред другите предизвикателства пред проекта

са спецификите при продажбите чрез различните търговски канали, като ХоРеКа, продажба на насипно кафе, ритейл и онлайн търговия, високата динамика на дейността, големия обем ежедневни транзакции и нуждата от гъвкаво управление на ценови листи и листи с отстъпки. Внедреното ERP решение подпомага прецизното управление на всички финансовите условия, както и проследяването на вземанията, кредитните лимити, сроковете за отложено плащане и други. В добавка системата е интегрирана и със софтуери за управление на поръчки от търговски вериги (EDI).

Реализираните ползи от проекта

След успешното внедряване на системата Балкам Груп отчита редица значими ползи от нейното използване. Сред тях на първо място е наличието на единен източник на информация за всичко, което се случва в компанията. Това осигурява надеждни данни за нуждите на мениджмънта и улеснява вземането на оперативни и стратегически решения.

Не по-малко значимо е наличието на информация в реално време за състоянието на бизнеса и постигнатите финансови резултати, която е на разположение на мениджмънта под формата на актуален отчет на приходите и разходите по основни направления на дейността и по отделни региони в рамките на направленията. Тези детайлизирани отчети са изведени на началния екран на мениджърите, които при всяко отваряне на системата разполагат с най-актуалната информация за развитието на бизнеса.

Сред отчетените ползи са и значително подобрените възможности за задълбочени анализи на финансови показатели, обеми и темпове на продажби по различните канали, бюджетиране, анализ на рентабилността и др. както в рамките на Business Central, така и чрез внедреното в рамките на проекта аналитично решение Tableau. В добавка са автоматизирани множество повтарящи се ръчни процеси, повишена е ефективността на работата и е ограничена възможността за допускане на човешки грешки. Улеснено е дефинирането и проследяването на изпълнението на цели по продукти, канали, търговци, машини, продуктови групи и ред други показатели. Не на последно място сред ползите се нарежда и прецизното проследяване движението на техника и рекламни материали.