Най-често срещаните грешки при внедряване на бизнес софтуер и как да не ги допускаме

Внедряването на система за управление на бизнеса от клас ERP (Enterprise Resource Planning) е от ключово значение за повишаване ефективността на едно дружество. Тези системи обхващат всички процеси, ресурси и аспекти от развитието на компанията – от производството, през маркетинга и управлението на взаимоотношенията с клиентите, до човешките ресурси, финансовото управление и веригата за доставки.

„Всичко това прави внедряването на подобен софтуер в едно предприятие изключително комплексно и времеемко начинание. Никой бизнес не подхожда към подобен проект с лека ръка, но често при избора на ERP система, както и в процеса на внедряването компаниите допускат грешки, които могат да им струват скъпо“ – обяснява Даниела Димова, маркетинг мениджър на българската софтуерна компания Тим ВИЖЪН България, която е сред първите внедрители на системи за управление на бизнеса у нас.

Без правилна предварителна подготовка

Предварителната подготовка на бизнеса е ключов етап за избора и успешното внедряване на една ERP система. Тя ще помогне за формулиране на изискванията към бъдещото решение за бизнес управление. За да направи правилния избор, компанията първо трябва първо да очертае ключовите си бизнес процеси и целите, които си поставя, предизвикателствата, които иска да реши и ефекта, който се стреми да постигне с внедряването на новия софтуер.

Без предварително проучване на решението и внедрителя

Следващ важен етап е да се прецени функционалността на системата, както и способността ѝ да подпомага развитието на бизнеса в дългосрочен план. Системите за бизнес управление не са еднакви и всяка от тях има особености или възможности, които могат да са от полза за дадени компании, но да не са подходящи за други. Правилно формулираните цели, които бизнеса иска да постигне с внедряване на ERP решение са важна отправна точка при оценката и избора на подходящия софтуер.

Освен правилната система, ключов елемент е и избора на правилен партньор с опит и експертиза да превърне един стандартен ERP софтуер в истинско корпоративно решение за управление.

„Изборът на внедрител е от решаващо значение за успеха на проекта и реализирането му в рамките на поставения срок и бюджет. Компаниите често забравят, че влизат в дългосрочни отношения и е изключително важно да изберат надежден партньор, на когото могат да се доверят и да разчитат, че ще внедри, поддържа и развива тяхното софтуерно решение, докато то се използва за управление на бизнеса им“ – добавя още Даниела Димова от Тим ВИЖЪН България.

Твърде голям екип по избор на система

Всяка компания, планираща сдобиване с ERP система, трябва добре да избере подходящите хора, които да се заемат с това начинание. Добре е да се изгради фокусиран екип от участници, запознати с ключовите направления в дейността на компанията, който да създаде добре дефинирани изисквания към системата и да си постави реалистични очаквания за нейното използване. Твърде големият екип често не само не помага при избора на решение и партньор, а по-скоро го затруднява.

Без подходящо обучение

Внедряването на ERP система е процес, който засяга целия бизнес. От тук следва и изключително важната стъпка по обучение на всички, които ще работят със софтуерното решение в бъдеще. Пренебрегването на този етап с цел понижаване на разходите и съкращаване времето по проекта е грешка, която не само би довела до по-голяма съпротива на екипа към внедряването, а и може да рефлектира в неправилно или непълно използване възможностите на софтуера.

Подходящата ERP система е в състояние да изведе бизнеса на ново равнище, осигурявайки цялостен поглед върху всички аспекти и направления, оптимизация на ключовите процеси, на разходите и времето, надеждна и достоверна информация в реално време, повишена ефективност и ред други предимства. За да се стигне до там обаче, изборът и внедряването на такъв софтуер изискват детайлен анализ, стриктно спазване на утвърдените процедури и предоставяне на достатъчно информация и обучение на екипа на компанията. Въпреки че предизвикателствата и рисковете са неизбежни, правилната подготовка ще направи процеса по-гладък и в крайна сметка – успешен.