Таблици, програми и хартия: Кога бизнесът има нужда от собствена система

Когато една фирма расте, расте и информацията, която трябва да управлява. Запитванията идват по телефона, офертите се пишат в една програма, графикът се води в таблица, а документите остават на хартия. Докато бизнесът е малък, това работи. С всеки нов клиент и служител обаче става по-трудно данните да се видят на едно място. Решението рядко е още една програма. Значение имат ясните процеси, единните данни и инструмент, съобразен с реалната работа.

Какво забавя растящия бизнес

Проблемът обикновено не е в липсата на данни. Той е в това, че те са разпръснати. Всеки екип работи със своя версия на информацията, а ръководството получава цялостната картина със закъснение. Има няколко признака, че сегашният начин на работа вече не стига:

• едни и същи данни се въвеждат на няколко места;
• справките за резултатите се събират на ръка;
• не се вижда наведнъж докъде е стигнала една поръчка и дали е платена;
• важна информация стои в личната таблица на един служител или на хартия.

Нито един от тези признаци сам по себе си не е тревожен. По-съществено е, когато те се повтарят всеки ден и започват да отнемат време от работата с клиентите.

Защо готовият софтуер не винаги е решение

Готовите програми са разумен избор, когато процесите на фирмата са стандартни. Всеки бранш обаче има собствена логика. Когато софтуерът не я познава, фирмата започва да се приспособява към програмата, а не обратното.

Такъв е случаят с българското предприятие „Корект – Преместване“ ООД. То използваше три отделни вида софтуер, таблици и хартиени документи. Проучване на българските и чуждите решения показа, че те покриват нуждите само частично. Част от тях са насочени към производство, а други са създадени за американския пазар.

Как една идея се превръща в иновативен продукт

Вместо да приспособява чужд софтуер, предприятието разработи собствена иновативна система за управление и анализ на бизнес процеси. Това стана възможно с подкрепата на Програма „Конкурентоспособност и иновации в предприятията“ 2021-2027, съфинансирана от Европейския съюз.

Проектът започна на 16.05.2025 г. и приключва на 16.11.2026 г. Финансирането даде възможност за 18 месеца целенасочена развойна дейност: бизнес анализ, проектиране, програмиране, тестване и валидиране. Целта е иновация на ниво TRL 6, тоест технология, демонстрирана в реална работна среда.

За всяка фирма, която обмисля подобна стъпка, полезните въпроси са едни и същи:

кои процеси се повтарят всеки ден;

къде данните се въвеждат повторно;

кои решения чакат справка, която се събира на ръка;

кой ще работи със системата и как хората ще бъдат обучени.

Тук по-важна е ясната картина на работата, а не дългият списък с функции.

Каква е ролята на изкуствения интелект

Изкуственият интелект е полезен, когато работи върху подредени данни. Затова единната платформа е естествената основа за него. В системата на „Корект – Преместване“ изкуственият интелект е част от продукта. Той подпомага работата с клиентите и създава основа за по-точно планиране в бъдеще.

Целта не е машината да взема решенията вместо хората. Окончателната цена за клиента, например, се потвърждава от човек.

Какво не работи въпреки популярността си

Около дигитализацията на бизнеса има немалко разпространени схващания. Няколко от тях заслужават уточнение:

1. Таблиците са безплатни. Самият файл не струва нищо, но времето за ръчно пренасяне на данни и за поправяне на грешки има своята цена.
2. Повече програми означават повече възможности. Всяка нова програма без връзка с останалите добавя още едно място, където данните трябва да се поддържат.
3. Собствен софтуер е само за големите компании. Проектът на „Корект – Преместване“ показва как малко предприятие от сектора на услугите може да развие собствена иновация.
4. Изкуственият интелект заменя хората. Той подпомага работата им, но отговорността за решенията остава у човека.

Тези примери показват защо е по-разумно решенията за софтуер да се основават на реалните процеси, а не на популярни обещания.

Какъв е резултатът

Системата вече работи в реална среда. Към 02.11.2026 г. тя има 21 потребители, а базата съдържа над 3 200 записа на клиенти, доставчици и работници. Ръководството получава цялостен поглед върху бизнеса в реално време, а модулната структура позволява надграждане заедно с развитието на предприятието.

„Дълго време работехме с няколко отделни програми, таблици и хартия. Търсихме готово решение, но нито едно не отговаряше на начина, по който реално работим. Затова създадохме собствена система, а подкрепата на програмата ни даде възможност да го направим. Днес виждаме целия бизнес на едно място и вземаме решенията си на базата на реални данни“, казва Дойчин Мехов, управител на „Корект – Преместване“ ООД.

Общата стойност на проекта е 296 712,90 евро, от които 178 027,74 евро са безвъзмездна финансова помощ. Иновацията попада в тематичната област „Информатика и ИКТ“ на Иновационната стратегия за интелигентна специализация 2021-2027. Продуктът ще бъде представен и пред членовете на Българската асоциация за преместване.

Когато бизнесът надрасне таблиците, най-разумният подход е да не се търси бързо решение. По-полезно е първо да се опишат реалните процеси и едва след това да се избере или създаде инструментът, който им подхожда.

Проект BG16RFPR001-1.001-0077-C01 „Разработване на иновативен продукт за управление и анализ на бизнес процеси във фирма „Корект-Преместване“ ООД“, финансиран от Програма „Конкурентоспособност и иновации в предприятията“ 2021-2027, съфинансирана от Европейския съюз.

Повече информация: www.korekt-bg.com