Как да сме сигурни, че личните ни данни в Google Drive са наистина защитени

Google Drive се превърна в една от най-популярните облачни услуги в света, която улеснява съхранението на документи, снимки, електронни таблици и други важни файлове. Споделянето на тези файлове с приятели, семейство или колеги отнема само няколко кликвания, но това удобство може да се превърне и в риск за поверителността, ако не сте внимателни, отбелязва How-to Geek.

Като дават приоритет на безпроблемното споделяне, настройките за разрешения по подразбиране на Google често са прекалено отворени. Без да го осъзнаваме, един грешно написан имейл или забравен линк може да разкрие финансови записи, лични документи или чувствителни данни на фирмата.

Най-опасната настройка за разрешения в Google Drive е задаването на общ достъп на „Всеки с връзката“. Когато е активирана, всеки, който получи URL адреса, независимо дали чрез погрешно копиране, препратен имейл или публичен индекс, може да преглежда или редактира файла ви, без да е необходимо да влиза в акаунт в Google. Уверете се, че общият достъп винаги е зададен на „Ограничен“. Това обвързва достъпа строго с посочените акаунти в Google, които изрично сте поканили.

Google често задава по подразбиране ролята на редактор за нови споделяния на файлове. Достъпът на редактор предоставя пълен контрол за промяна на текст, изтриване на съдържание и канене на трети страни. Приемете принципа на най-малките привилегии. Освен ако за другия човек не е необходимо активно да пише или променя документ, задайте му ролята на зрител (само за четене) или коментатор (може да предлага редакции, без да променя оригиналния текст).

Назначаването на някого за редактор може да изглежда безопасно, ако му имате доверие, но по подразбиране редакторите имат правомощието да канят нови потребители или да променят разрешенията за файлове без вашето одобрение. Отворете менюто „Споделяне“ на документа си, кликнете върху иконата „Настройки“ (зъбно колело) в горния десен ъгъл и махнете отметката от „Редакторите могат да променят разрешенията и да споделят“. Това гарантира, че решенията за споделяне остават при собственика на файла.

Много потребители предполагат, че превръщането на файл в „Само за преглед“ предотвратява дублирането му от получателите. В действителност, зрителите все още могат да изтеглят локално копие, да отпечатват документа или да копират текст в клипборда си по подразбиране. В същото меню със зъбно колело, изберете „Споделяне“ > „Настройки“ махнете отметката от „Зрителите и коментаторите могат да виждат опцията за изтегляне, печат и копиране“. Когато е активирана, тези бутони за действие ще бъдат сиви и неактивни за хора, които не са редактори.

Забравеният достъп е един от най-често срещаните пропуски в сигурността на облачното съхранение. Фрийлансъри, временни партньори или бивши съученици често запазват достъп години след края на проекта. Освен това, отделните файлове наследяват разрешенията на основната папка, в която се намират.

За временни сътрудници кликнете върху падащото меню до името им в менюто „Споделяне“ и изберете „Добавяне на изтичане“, за да отмените автоматично достъпа след зададен период от време. Освен това, проверете структурите на папките си, за да се уверите, че чувствителните файлове не се намират в достъпни публични папки.

Активирането на двуфакторно удостоверяване (2FA) в профила ви в Google добавя важен слой защита. Дори ако някой научи паролата ви, той все пак ще се нуждае от втория метод за удостоверяване, преди да получи достъп до файловете.

Поддържането на информацията за възстановяване актуална и използването на силна, уникална парола са също толкова важни предпазни мерки. Използвайте и новите, по-сигурни кодове за достъп вместо традиционните пароли (Passkeys).