Как да използваме новите функции в Google Docs, за да подобрим продуктивността си

Писане с помощта на глас, вмъкване на чернови на имейли, таблици и смарт чипове, реакции с емотикони и сравняване на документи - това са само част от новите функции в Google Docs, които могат да бъдат много полезни, ако често използвате популярния онлайн редактор на документи. Едно от големите му предимства е изчистеният дизайн, който позволява да започнете работа веднага, още с отварянето на нов документ и без допълнителни настройки на страниците. Отскоро Google Docs дава възможност и за диктуване на текст чрез функцията

Печатане с глас

Можете да я откриете в меню Инструменти или чрез клавишна комбинация Ctrl+Shift+S. Макар че не поддържа препинателни знаци, тя може много да улесни хората, които ежедневно пишат дълги текстове. Функцията е лесна за употреба, достъпна и на български. Работи с най-новите версии на браузърите Chrome, Firefox, Edge и Safari и при включен микрофон.

Създаване на градивни елементи

Може би не знаете, но ако трябва да напишете по-дълъг имейл, по-удобно е да го направите в Google Docs чрез опцията Чернова на имейл, отколкото в Gmail. Тя се визуализира в горната част на страницата още при отварянето на нов документ и е чудесна за съвместна работа с други хора.

Изберете Чернова на имейл или (ако не виждате избора в горната част на документа) изберете Insert (Вмъкване) - Building blocks (Градивни елементи) - Email draft (Чернова на имейл). Ще ви бъде предоставен шаблон на имейл, който включва полета за получателите, заглавието на темата и за писане на текст. Когато имейлът ви изглежда готов, кликнете върху иконата на Gmail вляво и ще получите предварителен преглед на имейла. След това можете да направите промени или да натиснете бутона Изпращане.

От същото меню с градивни елементи можете да изберете Meeting notes (Бележки от среща). Тази опция позволява създаването на шаблони за водене на бележки по време на среща с възможност за прикачване на документа към съответния запис в Google Calendar.

В Google Docs има и други градивни елементи, които могат да бъдат намерени в менюто Insert (Вмъкване) - Building blocks (Градивни елементи) или като кликнете върху More (Още) в горната част на новия документ. Там ще откриете “пътна карта за продукт”, “проследяване на отзивите”, “активи в проект и проследяване на съдържание за пускане”. Във всяка от изброените опции получавате елементи (таблици и падащи менюта), които можете да добавите към вашия документ.

Създаване на таблица със съдържание

Вече не се налага да губите време в ръчно създаване на таблици, защото Google Docs може да го направи вместо вас. Просто отидете на мястото в документа, където искате да бъде таблицата, след което изберете Вмъкване - Таблица със съдържание и изберете стил.

Ако направите промени след вмъкването на таблицата, щракнете с десния бутон на мишката навсякъде върху нея и изберете Update table of contents (Актуализиране съдържанието на таблицата). За да коригирате форматирането на текста в таблицата, поставете курсора на мишката върху него и щракнете върху трите точки вляво, а след това върху Още опции.

Дефиниции

Речникът, вграден в Google Docs, не е само за подчертаване на неправилно написаните думи с червени линии. Той може да помогне и при търсене на определения за думи, които не знаете. Маркирайте дума, след което изберете Инструменти - Речник, за да видите дефиницията ѝ. Можете също така да изберете дума и да натиснете Ctrl + Shift + Y (за Windows) или Cmd + Shift + Y (за macOS).

Превключване към изглед без страници

Ако няма да отпечатвате работата си, може да премахнете границите на отделните страници на екрана и да си осигурите безкрайно поле за работа (по подобие на Notion). Таблиците и снимките в този режим могат да се разтеглят, за да се поберат на екрана, а не на страницата.

За да превключите между изгледите "Страници" и "Без страници", отворете менюто "Файл" и изберете "Настройка на страници". В отворилия се диалогов прозорец имате възможност да изберете кой изглед да бъде по подразбиране за новите документи, които създавате.

Сравняване на документи

Ако често ви се налага да сравните два документа един с друг, Google Docs може да ви помогне. Отворете менюто Tools (Инструменти) и изберете Compare documents (Сравняване на документи), след което изберете другия документ, за да го сравните с текущия: Google Docs ще ви представи подробна разбивка на разликите в новия документ.

Емотикони

Понякога реакцията с емотикони може да ускори процеса на сътрудничество, като ги използвате вместо коментари. За целта щракнете с десния бутон на мишката върху дума или изречение в документа и ще видите, че заедно с опцията за добавяне на коментар се появява и опция за избор на различни изображения на лица, животни, предмети и др.

Показване броя на думите на екрана

Дори и да използвате опцията Word count (Брой на думите) в менюто Tools (Инструменти), може да не сте забелязали опцията Display word count while typing (Показвай броя на думите при писане) в диалоговия прозорец. Активирайте я и винаги ще знаете точно колко думи сте написали. Щракнете върху стрелката до полето за брой думи, ако искате да виждате броя символи или страници.

Смарт чипове

Интелигентните чипове в Google Docs са динамични блокове информация, които можете да добавяте към документите си. Можете да ги намерите чрез опцията Интелигентни чипове в меню Вмъкване, която предоставя избор между Дата, Хора, Файл, Събитие от календара или Място. Когато направите избора си, вие или всеки друг, който има достъп до документа, може да премине с мишката върху интелигентния чип за повече информация. При избора на смарт чип Място например можете да вграждите в документа си карта от Google Maps.

Смарт чиповете също дават възможност за свързване с други файлове от Google Drive. За целта - използвайте интелигентния чип File (Файл) и изберете файла от изскачащото меню, а името му ще се покаже в документа ви. С поставянето на курсора на мишката върху него, ще виждате предварителен преглед на файла заедно с връзката към него.

Бързо намиране на инструмент или функция

Ако не сте сигурни къде се намира даден инструмент или функция в Google Docs и дали изобщо съществува, можете да отворите менюто Help (Помощ), да изберете Search the menus (Търсене в менютата) и да го потърсите.

Като алтернатива има малко поле за търсене под формата на лупа в най-лявата част на лентата с инструменти за форматиране, което можете да използвате. Клавишната комбинация Alt + / (за Windows) или Option + / (за macOS) също ви отвежда до полето за търсене.

Говорейки за бързи клавишни комбинации, в Google Docs се поддържат богат набор от такива и те могат да ви спестят много време. Натиснете Ctrl + / (за Windows) или Cmd + / (за macOS), за да видите пълния им списък.