Българската компания Сирма Солюшънс разработи и внедри информационна система, която подобрява управлението и контрола на безвъзмездните средства, предоставени по европейските и норвежки финансови механизми

Сирма Солюшънс разработи и внедри уеб базирана информационна система наречена GrACE (Grants Administration and Collaboration Environment), предназначена за администриране и управление на безвъзмездни финансови средства и управлението на съвместна работа между заинтересованите страни.  В силна конкуренция от 19 участници, преди четири години, Сирма бе избрана за изпълнител на задачата по разработването, внедряването и поддръжката на уеб базираната информационна система.

Системата е предназначена за управление на безвъзмездни средства, предоставяни от държавите донори - Исландия, Лихтенщайн и Норвегия. Тя покрива цялостния жизнен цикъл на грантовия период, по управление на бизнес процесите, документите и финансовите потоци за EEA/Norway Grants - Financial Mechanisms, отпуснати за програмния период 2014-2021 г. GrACE ще бъде използвана и в следващите програмни периоди.

Първият етап от проекта беше приключен успешно в края на 2018 г. , след което възможностите и функционалностите на системата се разширяваха интензивно и надграждаха с нови издания на месечна база.

GrACE предоставя мощен и гъвкав инструментариум за отчитане и контрол, илюстрирайки напредъка и ефективността на финансовите механизми на различни нива. С помощта на софтуерната платформа се извършва цялостно финансово и оперативно управление на финансови механизми и грантовете, предназначени за държави бенефициенти и донори, както и за външни организации. В информационната база данни са включени програми, покани, проекти, двустранни инициативи, споразумения, бюджети. Чрез системата се извършва отчитане на резултатите, оценки, одити, наблюдения, установяват се нередности, управление на риска, създават се прогнози, работни планове, извършват се плащания и е налична банкова интеграция.

Приложението е достъпно чрез интернет до широк кръг разнородни участници - публични организации в държавите донори, различни видове организации (национални, регионални и местни, частни и публични) в държавите бенефициенти, персонала на EFTA/FMO и др.

По отношение на оперативното управление, наред с многобройните полезни функционалности,  GrACE е и персонализирана система за управление на документи и работни потоци. В нея се поддържат персонализирани структурирани документи, извършва се онлайн визуализация, редактиране и съавторство на документи на MS Office, налични са шаблони за документи, персонализирани работни BPMN потоци, известия и др. Основната част от функционалностите са свободно достъпни и през мобилни устройства.

Като техническа реализация, GrACE представлява уеб приложение, изградено върху Microsoft базиран технологичен стак (. NET, Microsoft IIS, MS SQL Server, MS Office 365 Server). Инфраструктурно, приложението е осигурено с висока степен на надеждност посредством хардуерна виртуализация, репликация и резервен сайт (VMware, Veeam).

За изпълнението на GrACE, екипът от Сирма включваше 15 експерти – 6 софтуерни разработчици, 3 бизнес анализатори, 3 специалисти за тестване и контрол на качеството и поддръжка, 1 Scrum Master, 1 създател на техническо съдържание и 1 DevOps инженер.

Организацията за финансов механизъм (FMO) се намира в Брюксел и представлява секретариат, управляващ предоставянето на безвъзмездни средства за всеки седемгодишен програмен период. FMO е свързано с EFTA (European Free Trade Association), но се управлява и докладва на външните министерства на Исландия, Лихтенщайн и Норвегия. С общ бюджет от 2,8 млрд. евро трите държави донори, предоставят безвъзмездни средства за подкрепа на хиляди проекти, изпълнявани  в рамките на 125 програми в 15 държави-бенефициенти в ЕС. Средствата са в помощ  на проекти, които се изпълняват в периода 2017-2025 г.